Comment s’organiser ? 31 hacks d’organisations professionnelles

Augmenter la productivité est un combat permanent pour tout web entrepreneur. Ne pas savoir par où commencer, comment trouver la meilleure organisation possible ? Toutes ces questions sont une source de stress dont on pourrait bien se passer !

Découvre 31 idées d’organisations professionnelles pour un esprit apaisé et une productivité boostée !

1. Enveloppe à Achat/Commande 

Colle à l’intérieur de ton agenda une enveloppe où tu regroupes toutes tes listes de choses à acheter. Tout comme la liste de courses, les achats pour la maison, a commandé sur Internet… Bien pratique, elle t’évite de perdre sans arrêt tes To-Do list. 

2. Tri des dossiers par couleur

Pour trouver tes documents importants opte pour le classement par couleur. D’un simple coup d’œil, retrouve ce dont tu as besoin rapidement. 

3. Utiliser une application de gestion des tâches

Une organisation numérique pour un gain de temps maximal et disponible n’importe où. Planifier tes tâches permet d’optimiser ta productivité au travail. Créer une liste de tâches quotidiennes sans la surcharger. Le but est de la finaliser. Pour cela, tu as accès à plein de solutions open source. Tel que Trello, Evernote, Google Keep… Qui te permettront de centraliser tes tâches. 

4. N’empile pas la paperasse

Nous le savons, traiter les papiers entassés verticalement est un calvaire. Sépare les types de papier. Administratif, gestion client, commande bureau… 

Il est temps de trier les piles de papiers ! Numérise les documents qui traînent. Fais un panier à la Michael jordan, dans ta poubelle pour les éléments devenus obsolètes ou inutiles ! [Mon conseil : utilise l’application Adobe Scan pour numériser et sauvegarder tes documents sur le cloud]

Check les documents à conserver et leur durée de conservation. 

Petite astuce : Sur les documents que tu dois absolument garder, inscrit la date de destruction pour plus de simplicité lors de ton prochain tri ! 

5. Limite les éléments sur ton bureau

Un bureau encombré est le meilleur moyen de perdre pied. 

Limite ce qu’il y a sur ton bureau. Conserve ce dont tu as inévitablement besoin régulièrement : 

• Un stylo 
• Papiers pense-bête seront toujours utiles pour noter une pensée du moment. 
• Des écouteurs pour te couper du bruit si nécessaire.
• Un calendrier [papier ou numérique] pour gérer au mieux ton temps de travail. 
• Une bouteille d’eau réutilisable pour t’hydrater régulièrement.

À la limite, tu peux ajouter une plante ou un cadre pour le rendre plus agréable. 

Et c’est tout !

6. Utiliser le moins de papier possible !

Certains entrepreneurs sont passés au zéro papier. À l’ère du digital, il est clairement possible de limiter sa consommation de papier. Garde tous les documents nécessaires en ligne, dans le cloud ou tout autre service de stockage numérique. Un courrier papier arrive dans la boîte aux lettres ? Numérise-le et jette-le dans la poubelle jaune, ton compost ou garde-le pour en faire un brouillon. 

Conserve uniquement les documents qui le nécessitent et classe les dans des dossiers colorés. 

7. Faire un tri dans les newsletters 

Désabonne-toi des newsletters auxquelles tu ne prêtes plus attention ou qui ne t’intéressent pas. Inutile de continuer à polluer ta boîte mail et la planète !

8. Détenir 2 adresses mails 

Une pour le pro et les clients, l’autre pour l’inscription à des Newsletters, de la veille, les commandes sur Internet… Détenir plusieurs adresses mail, te permet d’organiser au mieux tes courriels pour optimiser le temps passé à la traiter. 

9. Créer des sous-dossiers d’email 

Utilise les filtres de tri disponible dans ta boîte mail pour pré-trier les courriels qui arrivent. Ainsi, tu passes moins de temps à trouver un mail important ou auquel tu dois répondre rapidement. Un gain de temps que tu vas grandement apprécier. 

10. Planifier le tri des mails 

Une fois par semaine prévoit de trier tes e-mails. Cela t’évite d’avoir 287 mails à traiter en une seule fois ! D’autant plus sur ta boîte mail dédié aux newsletters !

11. Tri des documents important 

Certains documents deviennent obsolètes après quelque temps. Après avoir trié ta pile de paperasses, tu peux attaquer les placards de rangement administratif et tes classeurs bien rangés [ou pas!]. 

Souviens toi : 

• Regarde s’il est temps de jeter certains documents. 
• Note bien sûr chaque document, la date à laquelle ils peuvent être jetés. 

12. Organiser les tiroirs du bureau

Les tiroirs en désordre c’est fini ! Oust les trombones qui traînent mélangés aux agrafes qui collent à la gomme ! Utilise des organisateurs de tiroir pour tes petits éléments.

13. Range ton espace de travail chaque soir

Un bureau propre, le soir, sera appréciable lors de ton installation le matin. Ne laisse pas ton bazar de la journée prendre le dessus. En prime, tu pourras faire une belle photo Instagram pour montrer ton bureau du jour ! Et pourquoi pas, lancer le #bureaupropre au passage ? 

14. Chronomètre toi 

Lors de la réalisation de tes tâches, pense à connaître le temps que tu prends pour les finaliser. Cela te permet une meilleure gestion du temps et te permet de mieux organiser tes journées d’entrepreneur. Pour ma part, j’ai Cortana sur mon PC, mais tu peux aussi dire  “OK Google lance le chronomètre”. Simple mais efficace !

15. prévoit des pauses régulières 

Oui, moi aussi, j’ai tendance à vouloir tout faire d’une traite, sans jamais m’arrêter. Il est pourtant Indispensable dans l’organisation de la journée, de prendre des pauses. Un bon moyen de conserver notre productivité et être performant. 

16. Regrouper les applications professionnelles sur l’ordinateur

Savais-tu qu’il existe des applications qui te permettent de regrouper tous les sites que tu utilises durant la journée ? De la boîte mail, en passant par Canva et les réseaux sociaux ou encore WordPress, ces applications permettent de créer un vrai poste de travail pour les freelances et micro-entrepreneur. Pour ma part, j’utilise shift. Tu as une partie gratuite et l’autre payante à l’année, pour plus d’options. Une solution idéale pour arrêter d’avoir une tonne d’onglets ouverts ! 

Si tu en connais d’autres, partage-le avec nous en commentaire ! 

17. Établir des listes de contrôle

Tu es blindé de travail et tu ne sais plus où donner la tête. La liste de contrôle des tâches répétitives, est la solution pour ne pas dérailler. Évite les oublis qui augmentent le stress. Une liste de tâches centrale te permet d’être réellement à jour. 

18. Créer une routine

J’ai toujours détesté la routine. Je suis la personne anti-routine par excellence et pourtant… J’ai dû m’y faire pour mon nouveau job d’indépendante ! Sans routine professionnelle, mon quotidien de freelance est un véritable capharnaüm ! Crée toi une routine qui te ressemble et est en accord avec ton boulot. Non, tu n’es pas obligé de suivre à la lettre les routines des autres. Élabore ta propre routine personnalisée, sois unique, sois-toi ! 

19. Utiliser un agenda en ligne ou papier

L’agenda est l’organisateur hors pair depuis la nuit des temps. Il te permet de bien visualiser la semaine de taf qui t’attend et les rendez-vous prévus. Établis un code couleur pour le rendre plus attrayant et fonctionnel. Visuellement, tu sais si tu bosses, c’est un instant Chill ou si tu dois préparer un rendez-vous. Alors, qu’il soit en ligne ou papier, il est temps de créer le tien !  

20. Ne pas effectuer plusieurs tâches en même temps

Toi aussi, t’es du genre à rédiger ton article de blog tout en répondant aux messages sur whatsapp ? Arrête ça tout de suite ! C’est le meilleur moyen de mettre 2 jours à réaliser une tâche qui ne devait te prendre que 3 h de ton temps ! 

21. Désactiver les notifications sur le téléphone

Pendant que tu travailles, pense à mettre en pauses les notifications sur ton téléphone. Plus de distractions impromptues et une productivité boostée ! 

22. Google drive

En plus de conserver des documents sur le cloud il s’agit d’un réel outil collaboratif. Nous l’utilisons régulièrement afin d’échanger rapidement des éléments avec les clients. C’est simple, rapide, efficace et sécurisé. 

23. Organiser le bureau de l’ordinateur

Le bureau de ton ordinateur, c’est un peu comme ton vrai bureau. Il doit être bien rangé et optimiser pour trouver des éléments rapidement sans perdre de temps. Alors, oui, c’est un travail fastidieux et pas très réjouissant, mais indispensable pour gagner en rapidité de traitement. 

24. Garder un notebook à porté de main 

Le notebook ou simple cahier de notes, est utile pour noter une idée qui te passe par la tête ou encore une tâche à prévoir ! Il est le gardien de tes idées tel le coffre-fort l’est pour tes biens les plus précieux. Ainsi, tu n’as aucun risque d’oubli ! 

25. Nettoyage en hebdomadaire

Une fois par semaine, prends le temps de trier et ranger les documents que tu as accumulé durant la semaine. Les fournitures de bureaux sont mis en bazzar ? Prends 5 minutes pour tout remettre en ordre.  

26. Standardiser les process 

Les procédures de travails te donnent l’urticaire ? À moi aussi ! Mais trouve le bon compromis. Fais des process qui ne t’encombrent pas l’esprit, mais au contraire te soutiens pour réaliser rapidement les tâches récurrentes. Demain, ton équipe s’agrandit ? Tu es prêt, il te suffit de transmettre les process à ta nouvelle équipe pour optimiser son organisation ! 

27. Tiens-en toi au process 

Maintenant que tu as choisi ta méthodologie de travail, sois rigoureux dans la mise en pratique. Tu n’as pas créé tous ces process pour faire jolie, mais bien pour les utiliser.

28. Utilise des modèles

La normalisation te permet de réduire les erreurs. Comme par exemple un modèle de, cahier des charges de prise en charge d’un dossier… 

29. Planifier les post sur les réseaux sociaux

La planification de la plupart des posts sur les réseaux sociaux te permet de gagner de temps sans te laisser encombrer. Libère-toi l’esprit, sinon cela va vite devenir chronophage ! 

Pour LOS PEPITOS, la planification sur les réseaux sociaux c’est : 

• Planoly pour instagram et pinterest 
• Outil de planification facebook pour cette plateforme.

Ces deux outils sont gratuits et très simples à prendre en main.

30. Organiser ses mots de passe

Je ne trouve plus le mot de passe de mon compte affilié, j’en redemande un c’est pas grave. Et bien si ce n’est grave ! J’utilise cette technique depuis des années et avec tous les mots de passe que nous détenons, elle nous fait perdre un temps monstrueux sur le long terme. Le Blog du Modérateur [BDM] partage avec nous “5 outils pour sauvegarder et sécuriser nos mots de passe” . Vas jeter un œil cela peut être grandement utile dans ton organisation professionnelle et personnelle au passage ! 

31. Prévoir un moment comptabilité 

J’ai toujours été nul en mathématiques et les chiffres sont ma bête noire ! Mais qui dit indépendance, dit comptabilité. Si tu es aussi dans mon cas, je te conseille de te caler un moment, une fois par semaine pour te plonger au cœur des chiffres de ton entreprise. Même si tu n’as que des sorties et pas encore de rentrer d’argent. Ainsi, la routine compta est en place et pas de stress dès que tu effectues tes premières ventes ! 

💬 Toi aussi, tu as des hacks d’organisation professionnelle ? Pense à laisser un commentaire pour partager avec nous tes idées organisationnelles !